Einführung und Etablierung des digitalen und mobilen Arbeitens im Home-Office

Hier haben wir Maßnahmen aufgeführt, die aus unserer Sicht erforderlich sein, um gut im Home-Office arbeiten zu können.

Strategie und Konzepte

Als Grundlage für die Entscheidung und Durchführung von Maßnahmen sollte vorab analysiert werden, welche Bedürfnisse und Erwartungen die Mitarbeiter an die Arbeit im Homeoffice haben. Dabei ist es wichtig zu verstehen, welche Barrieren es eventuell für die Zusammenarbeit und Kommunikation gibt. Diese haben direkte Auswirkung darauf, ob das Arbeiten im Home-Office erfolgreich sein kann.

  • Analyse Status quo – aktuelle Arbeitsweisen, Pain Points, Best Practices (mit Interviews und Reviews)
  • Es gilt, Barrieren der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit (ggf. mit einer Umfrage) herauszufinden.
    • Barrieren in der Dimension “Wollen” können nur durch Verhaltensänderungen bewältigt werden. Dies geht nur langsam – mit Geduld und Fingerspitzengefühl.
    • Barrieren in der Dimension “Können” hingegen können häufiger durch geeignete Technologie, Trainings, Kommunikation und Strukturen und Vorgaben bewältigt werden. Dies geht schneller und häufig liegen hier auch Quick Wins.
  • Grundlagenkonzeptes für das virtuelle und verteilte Arbeiten im Home-Office (organisations- und ablauforientiert) und
  • Grundlagenkonzept für den digitalen und mobilen Arbeitsplatz (technologieorientiert).

Technologie – Toolset

Um im Home-Office arbeitsfähig zu sein, braucht es die richtigen technischen Werkzeuge und Programme. Für verschiedene Einsatzzwecke und Anwendungsfälle gibt es die geeigneten Lösungen. Diese müssen für alle Mitarbeiter verfügbar und nutzbar sein. Dabei ist es nicht ausreichend, diese Technologien technisch bereitzustellen, sondern angepasst auf die Arbeitsbedingungen und -erfordernisse einzurichten und zu konfigurieren.

  • Social Intranet + Mobile Kommunikation (Linchpin, Confluence)
  • Online-, Telefon- und Videokonferenz Lösung (Zoom, Circuit)
  • Enterprise Chat Lösung (Mattermost, Slack)
  • Datei- und Dokumentenmanagement (Nextcloud auch mit Chat-Funktion möglich)
  • Ausstattung für mobilen Arbeitsplatz (Laptop, Headset, Kamera, VPN/Token) – alternativ BYOD (Bring-your-own-device, bei Cloud-Anwendungen)
  • Nutzung von TeamViewer Remote Arbeitsplatz als Alternative zum VPN

Organisation und Abläufe

Mittels der eingesetzten Technologien und Programme werden die notwendigen Anwendungsfälle (siehe unten) umgesetzt. Es gilt herauszufinden welche Anwendungsfälle für die Mitarbeiter und die Organisation wichtig sind. Diese müssen problemlos umsetzbar sein. Darüber hinaus, können als Unterstützung des mobilen Arbeitens im Home-Office verschiedene digitale Formate etabliert werden.

Einführung und Etablierung digitaler Formate:

  • Daily Stand-up – je nach Thema und Projekt gibt es ein virtuelles Stand-up
  • Mitarbeitergespräche – als Videokonferenz oder Erreichbarkeit der Führungskraft mittels Chat (bei Bedarf und zu festgelegten Zeiten)
  • Hilfe-Börse – Ich biete/Ich suche Hilfe und Unterstützung bei Aufgaben und in Projekten
  • Ideenmarktplatz – Jeder kann Themen einbringen für die jetzt Zeit ist und an denen gearbeitet werden kann/darf
  • Lunch Roulette – gemeinsames virtuelles Mittagessen
  • Digitale Kaffeeküche – offener Chat- und Videoraum in den jeder bei Bedarf reinschauen kann
  • Virtuelle Team Meetings – jedes Team organisiert ein eigenes virtuelles Team Meeting (1 x Woche)
  • Weekly Task Planning – jeder dokumentiert die geplanten Aufgaben für die bevorstehende Woche
  • Digitale Aufgabenverwaltung und Tracking – alle Aufgaben werden transparent und digital erfasst (z.B. im Confluence)
  • Daily Work Results – kurze Dokumentation woran ich heute gearbeitet habe
  • Best Practices Sharing – Teilen von Erfolgen und positiven Erfahrungen
  • Diskussionsforum im Intranet

Abbildung div. Anwendungsfälle mit den vorhandenen digitalen Tools

Mittels der Abbildung von wichtigen Anwendungsfällen in den zur Verfügung stehenden Technologien (Intranet, Chat, Videokonferenz) werden Mitarbeiter arbeitsfähig und produktiv. Je nach Anwendungsbereich gibt es unterschiedliche Einsatzszenarien und Anwendungsfälle.

  • Dialogorientierte Kommunikation
  • Dynamische Information
  • Fachliche Information & Wissen – Wie dokumentiere ich meine Arbeitsergebnisse richtig?
  • Offizielle Information
  • Persönliches Informationsmanagement
  • Vernetzung
  • Zusammenarbeit

Training – Skillset

Mitarbeiter und Führungskräfte müssen auf die neue Situation vorbereitet und qualifiziert werden, um die erforderlichen Fähigkeiten aufzubauen bzw. sich anzueignen. Hier empfiehlt sich:

  • Online-Trainings für Führungskräfte – “Führung virtueller Teams” (Präsenz, Transparenz und Kommunikation)
  • Online-Trainings für Mitarbeiter – “Richtig arbeiten im Home-Office”
  • Erstellung von Online-Tutorials und eLearning Inhalten/Formaten
  • Webinare für Tools und Werkzeuge anbieten (+Video-Aufzeichnung)
  • Regelmäßige virtuelle Fragestunden (können bei Bedarf genutzt werden)

Vorgaben & Richtlinien

Um den Mitarbeiter eine gute Orientierung zu bieten sollten Vorgaben und Richtlinien eingeführt und kommuniziert werden. Dabei gibt es zentrale und grundlegende Regelungen und Vorgaben für die eingesetzten Technologien und Anwendungsfälle.

  • Zentrale Regelungen für das mobile Arbeiten (wie, wann und was wird gearbeitet)
  • Entwicklung eines Play Books für Remote Work (im Home-Office)
  • Anleitung zum Einsatz und zur Nutzung von Enterprise Chat (z.B. Mattermost)
  • Anleitung zum Einsatz und zur Nutzung des Intranets
  • Anleitung zum Einsatz und zur Nutzung von Online- und Videokonferenz
  • Datenschutz und Sicherheit im Home-Office und beim mobilen Arbeiten – Was müssen die Mitarbeiter wissen?
  • ggf. Erarbeitung von Dienstanweisungen, die für das Arbeiten im Home-Office erforderlich sind
  • Entwicklung eines Play Books für Remote Work (im Home-Office)
  • Anleitung zum Einsatz und zur Nutzung von Enterprise Chat (z.B. Mattermost)
  • Anleitung zum Einsatz und zur Nutzung des Intranets
  • Anleitung zum Einsatz und zur Nutzung von Online- und Videokonferenz
  • Datenschutz und Sicherheit im Home-Office und beim mobilen Arbeiten – Was müssen die Mitarbeiter wissen?
  • Erarbeitung von Dienstanweisungen, die für das Arbeiten im Home-Office erforderlich sind

Befähigung (Enabling) – Mindset

Alle Mitarbeiter sollten ein gemeinsames Mindset und die richtige Einstellung zur aktuellen Arbeitssituation haben. Hierbei geht es darum die Mitarbeiter und Führungskräfte zu befähigen und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.

  • Psychologische und persönliche/menschliche Aspekte – Motivation, Selbst-/Eigenverantwortung, Selbstorganisation, Transparenz, Konzentration
  • Anleitung und Hilfe zur Selbstorganisation und Selbstmanagement (Home Office Tipps und Tricks, Klare Aufgabenorganisation ggf. mittels Pomodoro-Technik)
  • Anleitung und Hilfe zur Selbstmotivation (gemeinsamer Spirit)

Kommunikation

Eine ausreichende Kommunikation ist einer der entschiedensten Faktoren in der aktuellen Krisensituation. Sowohl top-down durch die Geschäftsführung und Führungskräfte als auch bottom-up durch die Mitarbeiter. Eine regelmäßige Kommunikation muss für alle Mitarbeiter aufrechterhalten werden. Jeder muss das Gefühl haben ausreichend informiert zu sein und Möglichkeiten für den eigenen Austausch und die eigenen Bedürfnisse zu haben.

  • Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes, um Mitarbeiter im Home-Office mit Informationen und Aktuellen News zu versorgen
  • Regelmäßige Kommunikation zum Stand der Krise und Corona-Pandemie
  • Erarbeitung von Artikeln und Beiträgen zu häufigen Fragen der Mitarbeiter

Hotline Home-Office Beratung

Tel: 0800 6646901